U procesu rada i pripreme dokumenata važna uloga dodjeljuje se njihovom odobrenju, koje može biti interno, ako dokumente odobravaju odjeli same organizacije ili vanjsko, povezano s odobravanjem dokumenata od strane drugih institucija. Pravno ispravno dogovoren dokument daje pravo na poduzimanje radnji predviđenih zakonima, normama i pravilima. Dokumenti koji su prošli postupak odobrenja su zapečaćeni ili ovjereni pečatom.
Upute
Korak 1
Radeći kao zaposlenik u organizaciji, čija odgovornost uključuje unutarnje i vanjsko odobrenje dokumenata, potrebno je imati jasne informacije o tome koji su odjeli tvrtke odgovorni za njihovo odobrenje.
Korak 2
Napravite popis dokumenata koje će trebati odobriti tijekom cijelog razdoblja rada. Budite jasni oko odjela koji su odgovorni za njihovu potvrdu. Napravite tablicu koja će naznačiti vrste dokumenata koji podliježu obveznom odobrenju, odjele nadležne za obavljanje ovog posla, radna mjesta, prezimena, imena, patronimike zaposlenika, njihove telefone i adrese e-pošte.
3. korak
Odlučite se za dokument koji treba odobriti. Napravite plan, navodeći redoslijed kojim kontaktirate odjele u vašoj organizaciji. Rokove za završetak posla saznajte u razgovoru sa svakim zaposlenikom svih odjela tvrtke odgovornim za odobrenje dokumenta.
4. korak
Dobro obratite pažnju na uvjete odobravanja dokumenta, brzo odgovorite na sve promjene koje je na njemu napravio zaposlenik odjela. Ako sumnjate u uređivanja dokumenta, svakako se posavjetujte sa stručnjacima organizacije, pojašnjavajući sve nijanse. To će vam pomoći smanjiti vrijeme odobrenja u budućnosti i omogućit će vam pravnu ispravnu izradu dokumenta.
Korak 5
U svaki odjel organizacije, nakon prolaska postupka odobravanja, na dokument se stavlja viza. To može biti pečat odjela ili pečat "Odobreno" s naznakom položaja, imena i potpisa zaposlenika. Svakako provjerite potpisuje li ga svaki zaposlenik odgovoran za odobravanje dokumenta. U suprotnom, neće ga potpisati šef organizacije.
Korak 6
Posljednja poveznica za dokument je čelnik poduzeća. Smatra se da je dokument zakonski dogovoren samo ako ga potpisuje uprava, zaposlenici svih odjela, pečat ili pečat poduzeća.
7. korak
Kada vanjska koordinacija dokumenata zahtijeva njihovo odobrenje od različitih institucija, provjerite popis organizacija kojima se morate prijaviti. Saznajte detaljne informacije o odjelima, njihovim zaposlenicima koji su uključeni u koordinaciju. Nazovite ih ili pošaljite e-poštu navodeći potreban popis dokumenata. Dogovorite se o vremenu sastanka.
Korak 8
Pripremite popis pitanja u vezi s vremenom odobrenja i postupkom uvođenja promjena za zaposlenika ustanove uključenog u vanjsko odobrenje dokumenata. Dajte službenu izjavu u propisanom obliku, naznačujući popis dokumenata koji se trebaju dogovoriti. Kontrolirajte vrijeme odobravanja dokumenata i ispravnost njihova izvršenja.
