Aktivnosti mnogih poduzeća povezane su sa sklapanjem ugovora o isporuci robe, kupnji sirovina i komponenata. Svaka tvrtka zaključuje ugovore sa zaposlenicima. Kako bi se dokumentacija olakšala za upotrebu, raširena je praksa vođenja širokog spektra računovodstvenih dnevnika. U takav je dnevnik prikladno zabilježiti, na primjer, kronologiju kretanja pojedinih dokumenata i detalje ugovora.
Potrebno
- - dnevnik računovodstva ugovora;
- - ugovori.
Upute
Korak 1
Razviti obrazac za vođenje evidencije o ugovorima. Treba odražavati specifičnosti poduzeća i biti jednostavan za upotrebu. U velikom poduzeću takav oblik časopisa možete odobriti posebnom naredbom, nadopunjavajući ga preporukama za popunjavanje dokumentacije.
Korak 2
Dizajnirajte naslovnu stranicu časopisa. Ovdje unesite naziv dokumenta. Odrazite naziv tvrtke i sve potrebne detalje. Unesite datum početka bilježenja. U velikoj tvrtki preporučljivo je voditi zaseban dnevnik ugovora za svaku strukturnu jedinicu. Stranice časopisa numerirajte, po potrebi spojite heftalicom i stavite pečat organizacije.
3. korak
Podijelite radne stranice časopisa u nekoliko stupaca, čiji će se broj odrediti prema vašim potrebama i specifičnostima ugovora. Navedite stupce za serijski broj dokumenta, datum ugovora i njegovo istekanje. Zasebni stupac sadržavat će kratku naznaku predmeta ugovora. U časopis uključiti i osobe odgovorne za ispunjenje ugovornih obveza.
4. korak
Ako mislite da će elektronički oblik časopisa biti prikladniji, razvite vlastiti softverski proizvod za snimanje ugovora ili naručite ovaj posao od specijalizirane organizacije. U nekim slučajevima u tu svrhu možete koristiti program za proračunske tablice Microsoft Excel.
Korak 5
Odredite službenika koji će biti odgovoran za vođenje dnevnika. Obično je ta osoba zaposlenik kadrovskog odjela poduzeća ili zaposlenik pravnog odjela.
Korak 6
Utvrdite pravilo da se evidencija ugovora vodi sustavno, odražavajući dokumentaciju u njemu kontinuirano, a ne od slučaja do slučaja. To će omogućiti upravi poduzeća da ima cjelovitu sliku procesa koji se odvijaju u tvrtki i pružit će priliku za brzu navigaciju u gustom protoku dokumentacije.
