U zauzetom radnom rasporedu može biti teško odrediti vrijeme ne samo za ručak, već i za petominutni predah. Rad u hitnom načinu rada ne dovodi samo do fizičkog umora. Nakuplja se psihološka nelagoda koja može uzrokovati depresiju. Zato je potrebno kompetentno organizirati radni dan kako bi se bez hiper napora moglo izvršavati zadatke.
Matrica upravljanja vremenom - kako je izgraditi
Najpopularnije sredstvo za optimizaciju radnog vremena je Eisenhower Matrix. To je prvo što se nauči nadoknađivati na treninzima upravljanja vremenom. U jednostavnoj tablici s četiri stanice zapisuju se zadaci podijeljeni po prioritetu. U gornjem lijevom kvadratu - hitno i važno. To uključuje rješavanje akutnih kriznih radnih trenutaka, hitnih zadataka, projekata čiji se rokovi približavaju. U gornjem desnom dijelu - važne, ali ne tako hitne stvari. Ovo je planiranje novih projekata, procjena učinkovitosti dovršenih, trenutnih svakodnevnih zadataka, utvrđivanje novih područja aktivnosti. Donja lijeva stanica - zadaci koji su manje važni, ali hitni. To uključuje telefonske razgovore, neke sastanke, razmatranje hitnih materijala, društvene aktivnosti. I posljednja, donja desna stanica - stvari nisu važne i nisu hitne. Ovo je rutinski posao, neki pozivi, zabava.
Najučinkovitijim se radnim danom smatra onaj u kojem je gornji desni kvadrat maksimalno popunjen - stvarima koje su važne, ali nisu hitne. To znači da ima vremena za izvršenje svih dodijeljenih zadataka, sve ide prema planu, nije predviđena izvanredna situacija. Ako je gornji lijevi kvadrat pun, to znači da su mnogi zadaci odgođeni "za kasnije", a sada morate očistiti nakupljenu hrpu hitnih i vrlo važnih stvari. Istodobno se nakupljaju stvari koje su važne, ali ne i hitne, što također treba učiniti, ali za to nema vremena. A nakon završetka hitne situacije formira se sljedeća zbog činjenice da su se nekadašnji, ne hitni slučajevi već odavno približili rokovima za njihovu provedbu.
Da bi se spriječio takav razvoj događaja, potrebno je redovito sastavljati Eisenhowerovu matricu, a ne samo radnim danom. Najučinkovitiji menadžeri to rade nekoliko puta. Na kraju mjeseca - sljedeći, distribucija glavnih zadataka ćelijama. Krajem tjedna - sljedeći, raspršujući trenutni rad po trgovima i vršeći prilagodbe. I pred kraj radnog dana - sljedeći, sastavljanje plana primarnih stvari. Takva raspodjela odgovornosti potrajat će pet do deset minuta i omogućit će vam da ne razbijate mozak oko toga što prvo učiniti, a koje - kasnije.
Stalno krckanje - što učiniti?
Ako se stvari gomilaju i gomilaju, a osam sati radnika nije dovoljno za izvršavanje svih dužnosti, vrijedi razmisliti o prenošenju ovlasti. Možda je postavljeno previše zadataka s kojima se jedan zaposlenik ne može nositi. Ovu situaciju vrijedi razjasniti upravi. Da biste to učinili, morate napraviti popis obveza s podstavkama - što morate učiniti da biste dovršili zadatak. Još bolje, rasporedite utrošeno vrijeme. To će šefu jasno pokazati da je nerealno nositi se s cjelokupnim opsegom posla za jednu osobu. U tom se slučaju dio zadataka može ukloniti iz upravitelja i prenijeti na drugog zaposlenika.
