Organizacijski i administrativni dokument naziva se protokol koji bilježi tijek rasprave o pitanjima i donošenja odluka na sastancima, sastancima, sastancima i konferencijama kolegijalnih tijela.
Potrebno
Sastanak, zapisnik
Upute
Korak 1
Protokol je sastavljen na općim obrascima i na praznim standardnim listovima papira u formatu A4 i sadrži sljedeće navedene detalje:
- naziv vrste dokumenta i njegov serijski broj;
- Datum;
- mjesto sastavljanja protokola;
- naslov teksta;
- tekst;
- potpisi predsjedatelja i tajnika.
Korak 2
Sljedeći detalji moraju biti stavljeni u zaglavlje protokola:
- puni naziv organizacije;
- vrsta dokumenta (tj. protokol);
- datum i broj;
- mjesto sastavljanja protokola;
- izravno sam naslov uz tekst Naziv organizacije označen je organizacijskim i pravnim oblikom i odgovara službeno utvrđenom nazivu (u propisu ili povelji organizacije). Također, pravni oblik napisan je u cijelosti, a ne u obliku kratice.
3. korak
U uvodnom dijelu treba navesti prisutne na sastanku, a također treba navesti tko je vršio dužnost predsjedatelja, a tko tajnika. Ako je ovo zapisnik produkcijskog sastanka, tada bi za sve prisutne trebalo navesti naziv radnog mjesta. Uvodni dio završava dnevnim redom. Sljedeći unos je dopušten: Bilo je … ljudi.
4. korak
Glavni dio protokola trebao bi biti strukturiran prema sljedećoj shemi: SLUŠANO - GOVORENO - ODLUČENO (ODLUČENO) odvojeno za svaku točku dnevnog reda i s velikim slovom - kratki zapis o sadržaju izvještaja, poruke. U odjeljku ZVUČNICI obris je isti. U odjeljku ODLUČENO potrebno je točku po točku iznijeti donesene odluke, a tekst protokola potpisuju tajnik i predsjedavajući.
