Sadržaj i izvršenje dokumenata i poslovnih dokumenata koji prate aktivnosti bilo kojeg poduzeća ili organizacije regulirani su relevantnim dokumentima i državnim standardima. Popratno pismo odnosi se na poslovne dokumente, tako da mora udovoljavati zahtjevima za dizajn utvrđenim GOST R 6.30-2003.
Upute
Korak 1
Popratno pismo sastavlja se na isti način kao i obično. Zapišite ga na zaglavlju tvrtke koje sadrži njegovo puno ime, poštansku adresu, detalje, e-adresu, kontakt faks i telefonski broj.
Korak 2
U gornjem desnom kutu navedite adresata pisma, njegovo prezime i inicijale, zauzeto radno mjesto, organizaciju, adresu i ne zaboravite na indeks naselja u kojem se nalazi.
3. korak
U retku predmeta pisma možete naznačiti "popratno pismo prosljeđenoj dokumentaciji", ne morate navoditi naslov pisma. Započnite s tradicionalnom adresom: "Draga …!". Zatim napišite standardnu frazu "Šaljemo vam …" i navedite opći naziv paketa dokumenata uz koji prilažete ovo popratno pismo. Ako je potrebno, naznačite pod kojim sporazumima ili zahtjevima se šalje ova dokumentacija.
4. korak
Popratno pismo može se koristiti i za redovnu poslovnu korespondenciju. Ako imate bilo kakvu dodatnu poruku za ovog adresata, možete je napisati u drugi i treći odlomak.
Korak 5
Napišite riječ "Prilog:" ili "Prilozi:", ovisno o tome koliko će dokumenata biti priloženo uz ovo pismo. Ako je dokument u jednini, nakon dvotačke dajte svoje ime, naznačite na koliko je listova dokumenta i u koliko primjeraka poslan.
Korak 6
Ako postoji nekoliko dokumenata, njihov bi popis trebao biti sastavljen kao numerirani popis, a svaki broj bi trebao biti zapisan u novi redak. Nakon znamenke broja, naznačite naziv dokumenta, broj listova i kopija.
Korak 7
Pismo potpisuje službenik koji je ovlašten potpisivati takva pisma, stavlja svoj potpis i ovjerava pečatom poduzeća.
Korak 8
Na dnu obavezno navedite izvršitelja ovog popratnog pisma, njegovo prezime, inicijale i kontakt telefon.
